Projectadministrateur

The job

Krijg jij energie van overzicht, kloppende cijfers en projecten die administratief goed op orde zijn? Als Projectadministrateur bij Innovadis zorg jij ervoor dat onze klantprojecten financieel en administratief goed worden gevolgd.

Je houdt zicht op budgetten, geschreven uren, facturatie, planning en contractafspraken. Daarmee geef je projectmanagers de informatie die zij nodig hebben om hun projecten goed te sturen en help je Innovadis grip te houden op voortgang en resultaat.

Je werkt daarbij nauw samen met projectmanagers, teamleads, Finance en Sales.

Dit wordt jouw rol

Binnen Innovadis werken verschillende teams dagelijks aan digitale projecten voor onze klanten. Om die projecten goed te kunnen sturen, is het belangrijk dat de administratie erachter klopt.

Daar zorg jij voor.

Vanaf de start van een project richt je de projectadministratie goed in. Vervolgens bewaak je gedurende het project de uren, budgetten, planning en financiële afspraken. Je ziet het wanneer cijfers niet aansluiten, een budget sneller wordt gebruikt dan verwacht of informatie ontbreekt en zorgt ervoor dat dit tijdig wordt opgepakt.

Je bent daarmee de verbindende schakel tussen de dagelijkse praktijk van onze projectteams en onze financiële administratie.

Wat ga je doen?

·   Je richt nieuwe projecten administratief in, waaronder budgetten, tarieven, fasering en projectcodes.

·   Je bewaakt budgetten en vergelijkt deze met de daadwerkelijke realisatie.

·   Je signaleert dreigende budgetoverschrijdingen en bespreekt deze met de projectmanager.

·   Je bereidt facturatie voor op basis van geschreven uren, mijlpalen of vaste prijsafspraken.

·   Je verwerkt meer- en minderwerk en wijzigingen in projectbudgetten.

·   Je controleert of uren volledig en op de juiste projecten zijn geregistreerd en volgt ontbrekende of onjuiste registraties op.

·   Je zorgt voor een tijdige maandelijkse afsluiting van de urenregistratie.

·   Je bewaakt openstaande facturen en betaaltermijnen en volgt deze waar nodig op.

·   Je beantwoordt samen met betrokken collega’s vragen van klanten over facturen.

·   Je houdt projectfasen, mijlpalen en deadlines administratief bij.

·   Je beheert offertes, opdrachtbevestigingen, SLA’s en andere contractafspraken en bewaakt looptijden, verlengingen en indexaties.

·   Je stelt periodieke projectrapportages op over onder andere uren, budgetten, onderhanden werk en marge.

·   Je ondersteunt bij de maand- en jaarafsluiting.

·   Je signaleert waar we processen slimmer, efficiënter of meer geautomatiseerd kunnen inrichten.

Wij zijn Innovadis

Bij Innovadis werken we aan digitale oplossingen die organisaties helpen vooruit te gaan. Dat doen we voor bedrijven én overheidsorganisaties, met multidisciplinaire teams waarin technologie, strategie en gebruikers centraal staan.

We houden van mensen die verantwoordelijkheid nemen, nieuwsgierig zijn en actief meedenken over hoe dingen beter kunnen. Ook binnen onze eigen organisatie blijven we onze processen continu verbeteren.

Wat verwachten wij van jou?

·   Je hebt mbo-4- of hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of financiële richting.

·   Je hebt ervaring met projectadministratie, financiële administratie of bedrijfsadministratie.

·   Je hebt affiniteit met projectbudgetten, urenregistratie en facturatie.

·   Je kunt goed werken met Excel.

·   Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.

·   Je signaleert afwijkingen zelfstandig en onderneemt actie.

·   Je communiceert gemakkelijk met collega’s uit verschillende disciplines en durft hen op een prettige maar duidelijke manier aan te spreken wanneer informatie ontbreekt.

·   Je kunt goed omgaan met terugkerende deadlines, zoals een maandafsluiting.

·   Je gaat zorgvuldig om met financiële en klantgegevens.

·   Je vindt het interessant om met AI, automatisering en andere digitale hulpmiddelen je werk steeds slimmer te organiseren.

·   Ervaring met systemen zoals Exact, TimeChimp of vergelijkbare project- en financiële administratiesystemen.

Wat kun je van ons verwachten?

veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen;

de mogelijkheid om processen verder te verbeteren en automatiseren;

ruimte om jezelf inhoudelijk en persoonlijk te ontwikkelen;

flexibele werktijden en mogelijkheden om deels vanuit huis te werken;

een informele werkomgeving met korte lijnen;

gezellige collega’s en regelmatig gezamenlijke